5 распространённых ошибок тайм-менеджмента

Делегирование

Матрица Эйзенхауэра обнаружит пул не очень важных (для достижения ваших целей), но все же необходимых и срочных дел. Лучшее, что вы можете с ними сделать – это поручить их выполнение кому-нибудь другому. Это позволит сосредоточиться на том, что действительно приближает вас к цели.
Следующие советы помогут вам делегировать максимально эффективно:

  • Найдите подходящего человека: тот, кому вы делегируете задачи, должен обладать всеми необходимыми навыками для выполнения этой работы;
  • Обеспечьте ясные инструкции. Сделайте так, чтобы сотрудник совершенно точно знал, что он должен делать и для чего это необходимо. Напишите пошаговое руководство, дайте сотруднику возможность задать вопросы и уточнить неясные моменты.
  • Определите критерии достижения результата и точные сроки выполнения задачи;

6

Что это такое

Тайм-менеджмент – грамотный подход к своему времени. Если применить основные принципы в жизни, то можно круто ее изменить.

Неправильное управление временем приводит к усталости, прокрастинации и непродуктивности. Если вы заинтересованы в саморазвитии, высоком заработке денег и гармонии в семье, то тайм-менеджмент поможет во всем перечисленном.

Тайм-менеджмент не новомодное явление, организацией времени интересовались древние мыслители. Один из них — Сенека говорил, что время можно поделить на: полезное и бесполезное, и стремиться, чтобы полезного в сутках было больше.

Но до 1980-х годов тайм-менеджмент был лишь теорией и только в прошлом веке начали разрабатывать принципы, применимые на практике. Люди начали исследовать понятие и разрабатывали действенные методики управления временем. В дальнейшем они легли в основу многочисленных книг о личной эффективности и успехе.

Ниже ознакомитесь с лучшими способами управления временем и
сможете изменить жизнь. Принципы, написанные далее, не только повысят личную
эффективность, но и изменят мышление. Вы пересмотрите собственное отношение к
жизни, начнете ценить каждый миг и грамотно распределять ресурсы.

«Принцип трёх дел»

Кто придумал: Крис Бейли, канадский писатель и консультант.

В чём заключается: это альтернатива методу «девяти дел». Тут тоже выбор и иерархия дел, но акцент — на самые важные дела. А остальные пока подождут. Нужно каждый день выполнять три самые важные задачи

Сосредоточьтесь на них и не распыляйте внимание на другие, менее важные дела

Кому подходит: метод полезен, когда вы чувствуете, что за рутиной и мелочёвкой не успеваете сделать что-то по-настоящему важное и главные цели ускользают. «Принцип трёх дел» поможет расставить приоритеты — правда, за счёт второстепенных задач

Но иногда это вполне оправданно. Кроме того, этот метод, как и метод «девяти дел», подходит людям, которым проще планировать день через дела и задачи, а не разбивая его на временные интервалы.

Ошибки в тайм-менеджменте

Рассмотрим 5 основных ошибок, которые встречаются в ТМ.

Нет контроля

Если не взять время под контроль, то оно возьмет под контроль вас. Аврал в делах, отсутствие времени на любимые занятия, постоянное топтание на месте. Можно настроиться вечером на новое начало дня, но с утра поддаться искушению хаоса – и все пойдет насмарку.

Если не взять время под контроль, то оно возьмет под контроль вас.

Учитесь расставлять приоритеты в делах и следовать порядку их выполнения. Сразу может и не получиться, но при должном старании успехи не заставят себя ждать. В течение дня делайте заметки, идеи по распорядку, а вечером анализируйте полученный конспект. Выявляйте допущенные ошибки и исправляйте их.

Долой семью и друзей

Если кто-то пренебрегает контролем за временем, то другие, наоборот, относятся к нему слишком серьезно. Планируя свой день, помните о самых дорогих и близких людях. Постоянная занятость порождает невидимую стену недопонимания, что приводит к ссорам и скандалам в семье. Даже в самом плотном графике всегда можно найти время на звонок родителям, разговор с детьми и чашечку кофе с друзьями.

В противном случае постоянные отказы приведут к тому, что эти люди найдут вам замену и научатся жить без вас. Включайте в список дел минут 15 на такие добрые и приятные сердцу дела.

Зачем отпуск? Я же 5 лет назад уже отдыхал!

Любому человеку нужен отпуск. Он дает нервной системе колоссальную разгрузку и помогает работать с большей эффективностью. Отдохнувший человек способен покорить не одну гору и ворваться в рабочие будни с новой силой. Пренебрегая отпуском, вы создаете иллюзию, что все хорошо, но на самом деле зарапортовка приведет к многочисленным ошибкам, которые только прибавят работы.

Однако, взяв отпуск, не стоит впустую прожигать время. Это период для занятий любимым делом, на которое в рабочие дни выделяется недостаточно времени. Чтобы было проще решиться на отпуск, приведем статистику: согласно медицинским исследованиям, пренебрежение качественным отдыхом увеличивает риск раннего летального исхода от сердечного приступа аж на 32%.

Забыть о здоровье

Хорошо и продуктивно могут работать только здоровые люди. Каким бы плотным ни был ваш трудовой график, правило восьмичасового сна – это правило, которое не должно подлежать никаким изменениям. Это же касается обеденного перерыва. Кроме того, находите полчаса на посещение спортзала или обычную зарядку. Без «железного» здоровья вы ничего не добьетесь. А если и добьетесь, то вряд ли будете долго наслаждаться успехом.

Экономить деньги, тратя время

Не всегда будет получаться втискивать в свой график некоторые вещи. Но сделать это будет проще, если потратить финансы. Например, вместо многочасовой уборки по дому наймите приходящую домработницу; вместо полуторачасовых поездок в автобусе или метро перемещайтесь на такси или собственном авто, что выгоднее. Освободившиеся ресурсы вы используете для заработка больших финансов.

Экономия должна быть экономной! Время, которое вы потратите ради экономии ста рублей, можно использовать на то, чтобы заработать тысячу.

Мы затронули самые частые ошибки, которые встречаются среди новичков в тайм-менеджменте. Теперь, когда вы знаете о них, сможете предупредить их возникновение.

Приоритетность

Когда все необходимые задачи собраны, нужно их структурировать

Для этого важно правильно расставлять приоритетность. Ведь чаще всего день забит огромным количеством задач, но к вечеру приходит осознание, что он быть суетливый, но не продуктивный

Для этого прекрасно подходит матрица Эйзенхауэра

Он подразделяет все задачи по важности и срочности на четыре типа:

  • Важные и срочные
  • Неважные и срочные
  • Важные и несрочные
  • Неважные и несрочные

Именно задачи, относящиеся к первому пункту, необходимо делать в первую очередь. Но наверно именно их ты и откладываешь на потом, потому что чаще это объемные и серьезные дела. Как быть?

Для начала, если это что-то большое, необходимо разбить работу на подзадачи, пункты, как ступеньки лестницы, по которой ты будешь подниматься. Они должны быть четкими и выполнимыми. А потом воспользоваться технологией американского писателя, автора большого количества книг по продуктивности, Брайна Трейси.

5 распространённых ошибок тайм-менеджмента

20 методик тайм-менеджмента

У его метода запоминающееся название «Съешь лягушку», это значит взять самую важную и срочную задачу из своего списка и выполнить ее в первую очередь, сразу утром, не откладывая.  Именно такое начало дня наполнит тебя уверенностью, гордостью и прекрасным чувством, что тебе все под силу.

А начиная день с мелких, неважных дел ты расходуешь свою энергию и снижаешь продуктивность.

Zero Inbox

Кто придумал: Мерлин Манн, американский писатель и блогер.

В чём заключается: суть в том, чтобы папка «Входящие» (это не только почта, но и любая неразобранная информация и задачи, с которыми вы пока не решили, что делать) всегда оставалась пустой.

Как это осуществить? Очень просто: раз в день вы садитесь и разбираете всё содержимое папки «Входящие». И решаете, что сделать с каждым пунктом: выполнить, отложить, передать, ответить или удалить. Не прекращайте это занятие, пока не закончите.

Кому подходит: тем, кто ведёт активную деловую переписку или просто часто ощущает, что скопилось слишком много информации и задач, с которыми непонятно что делать.

Второй уровень: планировать каждый день

Удобно планировать работу в календаре (Google Calendar) или таск-трекере (Trello). Там можно ставить задачи команде, обмениваться файлами. Весь план работы на виду: все в курсе, у кого какие планы. Например, команда видит, когда у project-менеджера встреча или созвон с клиентом, и его лучше не отвлекать.

Если есть задачи, которые никак не успеть решить за раз, то их можно разделить на части и выполнять постепенно

При планировании каждого дня важно иметь в запасе пару часов на случай, если что-то пойдет не так. Примеры приложений: Trello, Google Calendar.

Планер заполнен, но с чего начать? Какие задачи решать сейчас, а какие ― подождут?

Расстановка приоритетов: матрица Эйзенхауэра

Составляя планы на день и на неделю, мы добавляем в список множество текущих дел, которые не имеют прямого отношения к долгосрочным целям и даже отвлекают от их выполнения. Выстроить приоритеты поможет матрица Эйзенхауэра — инструмент планирования, придуманный американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром.

Разделите лист бумаги на четыре равные части. Получится таблица из четырёх ячеек. Распределите все дела по таблице следующим образом:

5 распространённых ошибок тайм-менеджмента

В правом верхнем углу таблицы находятся те дела, которые согласуются с нашими долгосрочными целями и глобальными жизненными ценностями. Но именно их мы склонны откладывать до тех пор, пока они не перейдут в разряд срочных, после чего выполняем их в режиме форс-мажора и не всегда качественно.

Большая часть ежедневных задач группируется в левом верхнем углу таблицы. Это важные и срочные дела, которые невозможно или некуда отложить. Ими приходится заниматься в первую очередь.

Однако для успешного достижения жизненных целей необходимо в течение дня делать хотя бы одно дело из списка важных и несрочных. Неважные и несрочные дела, наоборот, можно смело откладывать до момента, когда появится «окно».

Книги по управлению временем

Чтобы освоить тайм-менеджмент в совершенстве, вам следует
прочитать следующие книги:

  1. Тимоти Феррис «Как работать по 4 часа в неделю». Прочитав данную книгу, сможете избавиться от лишнего, изменить жизнь и повысить ценность своего времени.
  2. Майкл Бреус «Всегда вовремя». Книга поможет пересмотреть приоритеты и составить идеальное расписание.
  3. Фергус О’Коннел «Делай меньше». Как раз расскажет вам, что продуктивность о качестве, и поможет избавиться от желания все успеть и делать больше.
  4. Тимоти Пичил «Не откладывай на завтра». Автор уже научил тысячи людей бороться с прокрастинацией, научит и вас. Книга короткая, легко читается, и советы сразу можно применить в жизни.
  5. Брайан Моран, Майкл Леннингтон «12 недель в году». Научитесь работать эффективно, чтобы за 12 недель успевать больше, чем другие за год.
  6. Хэл Элрод «Магия утра». Автор учит начинать день так, чтобы продуктивность стала закономерной.

Читайте, перенимайте опыт успешных людей, развивайтесь и
научитесь управлять временем, ведь это самый важный ресурс.

Система 4D

Кто придумал: Эдвард Рэй, консультант и мотивационный писатель.

В чём заключается: 4D — метод для тех, кто не знает, как таки взяться за свои задачи. К каждому делу можно применить одно из четырёх действий, а именно:

  • Do (сделать). Важные задачи, которые нужно сделать вам лично, их нельзя выбросить или передать.
  • Delegate (делегировать). Поручить задачу кому-то (коллеге, помощнику, секретарю), если у вас нет времени выполнить задачу самому.
  • Delete (удалить). Некоторые задачи не важны по сравнению с другими или же неактуальны. От них стоит попросту отказаться.
  • Delay (отложить). Сложные задачи, не требующие немедленного решения, стоит отложить, чтобы решить насущные проблемы. Однако, откладывая дело, чётко задайте срок, когда вы к нему приступите.

Выбирайте любую задачу из своего списка — и сделайте с ней одно из этих действий. Потом переходите к следующей.

Кому подходит: универсальный способ разобраться с огромным списком дел, если вы уже не понимаете, что с ним делать. Но метод не годится для долгосрочного планирования и не помогает понять, когда заниматься тем или иным делом.

Система Тима Ферриса

Кто придумал: Тимоти Феррис, эксперт по продуктивности.

В чём заключается: в основе системы лежат два правила. Первое правило — это принцип Парето, согласно которому 80% дел можно сделать за 20% времени. Второе правило — работа заполняет всё отведённое на неё время. Также это правило известно как закон Паркинсона.

Исходя из этих правил, Тим Феррис делает вывод, что нужно не уделять работе больше времени, а максимально на ней концентрироваться. Рабочий период должен составлять около 20%, но в это время ваши отдача и концентрация должны быть максимальны — и на важных задачах. Оставшееся время можно потратить на простые рутинные дела и отдых.

Кому подходит: людям с гибким рабочим графиком, которые могут сами планировать своё время; людям творческих профессий и фрилансерам. Автор считает свою систему универсальной, но наёмному работнику сложно её применить, если его рабочий день строго регламентирован. Однако можно попробовать провести так выходные — например, чтобы наконец сдвинулись с мёртвой точки ваши личные проекты.

Приложения для тайм-менеджмента

Если 30 лет назад единственным помощником в тайм-менеджменте был ежедневник, то сегодня в нашем распоряжении огромное количество электронных приложений, облегчающих управление временем. Рассмотрим самые удачные из них.

Trello

Сервис, реализующий японский принцип “Канбан” – доску с карточками задач. Подходит как для личного применения, так и для управления проектами в командах. К карточкам можно прикреплять метки, чек-листы, устанавливать дедлайны, менять обложку.

Основные преимущества: наглядность, интуитивный интерфейс, доступность для всех видов устройств, возможность добавлять участников и вести совместные проекты.

Todoist

Приложение для управления списками задач с очень богатым функционалом

С помощью него можно составлять планы на каждый день, сортировать задачи по проектам и подпроектам, ранжировать их по важности, добавлять голосовые напоминания и многое другое. Придется немного покопаться в руководстве пользователя, но это того стоит! Доступно для Android и iOS

Sectograph

Самое оригинальное приложение среди ему подобных. В нем задачи располагаются на циферблате часов в соответствии со временем, когда они должны быть выполнены. Можно настроить уведомления о начале и окончании временного отрезка, отведенного под конкретную задачу, а также добавить часы как виджет на главный экран. Sectograph идеально подойдет для последователей системы GTD. Доступно пока только для Android.

Еще больше сервисов ищите в нашей подборке приложений для тайм-менеджмента.

Советы

Чтобы грамотно управлять временем, повысить личную
продуктивность, уровень заработка и продуктивность, воспользуйтесь следующими
советами:

  1. Объективно оценивайте собственное время. В сутках 24 часа, вам надо еще поесть, поспать, отдохнуть, так что не стройте много планов.
  2. Нехватка времени – это неправильное его распределение, поэтому если что-то не успеваете, перечитайте принципы тайм-менеджмента.
  3. Планируйте на день не более 5 дел, из них важных – не более 3. Тогда вы сможете выполнить их качественно, без спешки.
  4. Занимайтесь спортом, это помогает зарядиться энергией и улучшает когнитивные процессы.
  5. Не пренебрегайте отдыхом и сном. Лучше перенести дела, но отдохнуть, но не наоборот.
  6. Самые объемные и сложные дела – с утра первым делом.
  7. От первого часа после пробуждения зависит продуктивность всего дня, поэтому проведи его с умом.
  8. Не гонитесь за количеством, главное – качество.
  9. Не сравнивайте себя с другими, у каждого человека свои цели, мечты и темп их достижения.
  10. Хвалите себя за успехи, покупайте себе подарки.
  11. Делегируйте все, что можно делегировать.
  12. Выявите те дела, что дают минимум результата, и вычеркните их, чтобы не тратить время.
  13. Ставьте цели, разбивайте их на более мелкие и локальные, обязательно пишите дедлайны и конкретизируйте.
  14. Используйте ежедневник или перечисленные выше приложения.
  15. Периодические анализируйте собственную систему тайм-менеджмента, чтобы выявлять ошибки и исправлять их.
  16. Время – самый важный и ценный ресурс, поэтому проводите его с пользой и удовольствием.
Популярные статьи  Камуфлирующий гель для ногтей - разбираемся что это такое и как правильно применять

Составление плана: пирамида Франклина

Технику назвали в честь американского политика Бенджамина Франклина. Он использовал её для создания плана собственной жизни. Этот метод планирования помогает согласовать краткосрочные и долгосрочные планы между собой, чтобы каждое ваше действие сегодня способствовало достижению задуманного завтра или спустя годы.

5 распространённых ошибок тайм-менеджмента
Пирамида Франклина

В основании пирамиды лежат глобальные жизненные ценности. Чтобы их сформулировать, необходимо понять, чего вы хотите от жизни, какое у вас призвание, что вы стремитесь оставить после себя. Поиск ответов на эти вопросы иногда продолжается всю жизнь, но чем раньше вы поставите их перед собой, тем меньше времени потеряете на пути к успеху.

На ступень выше лежит главная жизненная цель: кем стать, чего добиться, чтобы реализовать глобальную цель.

Следующие несколько ступеней (снизу вверх) посвящены планированию. На этом этапе нужно сформировать стратегию по достижению вышеупомянутых целей – чётко, по пунктам.

  • Сначала составьте долгосрочный план на несколько лет: на десять, на пять, затем на три года и на один год.
  • После этого можно переходить к составлению краткосрочных планов — на месяц, затем на неделю.
  • Вершина пирамиды — это план действий на каждый день. Если пирамида составлена правильно, в этом плане обязательно будут именно те дела, которые работают на ваше будущее.

Пирамида Франклина — гибкая конструкция. В течение жизни мы часто отказываемся от одних целей, но придумываем другие, соответственно, меняются и долгосрочные планы.

Время от времени содержание пирамиды необходимо пересматривать и анализировать: проверять, какие пункты устарели, какие стали конкретнее, а какие остались актуальными.

Техника «Хронограф»

Записывайте в течение двух-трех дней, сколько времени вы тратите на выполнение любых задач. Начиная с выполнения утренней зарядки и заканчивая поездкой на метро. Выясните, какое дело у вас занимает слишком много времени. Затем придумайте, каким образом можно было бы тратить на него меньше минут. Например, если вы растягиваете завтрак на сорок минут и потом вам просто не хватает времени, чтобы вовремя добраться до работы, может, дело кроется именно в том, что во время еды вы смотрите телевизор?

Далее, кстати, вы будете примерно понимать, сколько времени вы тратите на ту или иную задачу. Это поможет вам быстро планировать день даже без использования смартфона или листка бумаги.

5 распространённых ошибок тайм-менеджмента

Срывы или немножко жалости к себе

Я очень часто слышал критику в адрес «всех этих тайм-менеджментов» и прочих техник повышения продуктивности. Обычно она появляется в двух случаях. Первый – это когда человек прочитал соответствующую книгу, но чуда не случилось, его жизнь не изменилась и вообще #вывсеврети. Второй – это когда человек прочитал книгу, попробовал, но у него что-то не получилось. И теперь он считает, что это не работает.

На это я могу сказать одно: «Хорошо, что в детстве вы не читали книги, как научиться ходить. Иначе вы до сих пор бы ползали на четвереньках».

Да, далеко не всегда все получается с первого раза. Кое-что действительно не работает. Кое-что работает, но не для вас. Иногда вы срываетесь и самая отлаженная система летит в тартарары. У меня такое тоже бывало. Это нормально. Вы не робот и вероятно не сможете каждое утро выполнять однажды заведенный порядок действий. Кто-то  (и даже вы сами) будет нарушать ваши планы. И даже резервное время не поможет. Это нормально. Просто примите это. Выспитесь. Поленитесь. Позанимайтесь ерундой. Можете даже немножко поругать себя.

Исследования показали что люди, которые легко принимают свои ошибки и падения, в будущем показывают более высокие результаты. Просто им легче подняться в следующий раз.

Сервисы по планированию времени

Перейдем к приложениям и сервисам, облегающим жизнь, планирование и управление временем.

  1. Clear – приложения для операционной системы iOS. Оно позволяет вести списки дел, распределять задачи по приоритетам или темам, группировать, расписывать поэтапно и так далее. Преимуществом данной программы является удобный интерфейс и простота в использовании.
  2. Trello —  приложение, помогающее планировать и отмечать выполненные дела. Музыка в данной программе снижает уровень стресс и настраивает на продуктивность. Перед тем, как приступить к работе в приложении, необходимо пройти опрос, чтобы программа подстроилась под ваш тип мышления: логический или абстрактный.
  3. Sectograph – приложение для Android, представляющее дневной список дел в виде диаграммы, это удобно и наглядно, ведь человек лучше усваивает визуальную информацию. Разные задания отмечены разными цветами, пользователю доступен отсчет времени до конца выполнения дела.
  4. Workflow – красочная программа с удобным интерфейсом. Вы можете создать ярлыки на рабочем столе в качестве напоминания или заметки. Доступен для операционной системы iOS.
  5. Clara – программа, помогающая планировать и координировать встречи, переговоры и другие дела.
  6. Nirvana – полезный сервис по тайм-менеджменту. Программа помогает освободиться от ненужного запоминания, контролирует выполнение дел и напоминает о грядущих.

Расставляйте правильные приоритеты

Умение правильно обозначить приоритет в своих делах является одним из наиболее важных навыков тайм-менеджмента. Вы должны научиться выделять те задачи, от которых в наибольшей степени зависит достижение ваших целей.
Для этого воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра, которая позволяет быстро найти срочные и важные дела. Просто выполните следующие шаги:

Составьте список дел

Не задумывайтесь о каком-либо порядке или приоритетности, просто запишите их.
Подумайте, что срочно, а что важно. Возле каждого дела поставьте отметку “В” (важное) и “С” (срочное)

При этом каждое дело может получить две отметки, одну, или вообще никакой.
Теперь остается определить каждое дело в одну из четырех категорий: “важные и срочные”, “важные, но не срочные”, “срочные, но неважные”, “не срочные и не важные”. Для удобства вы можете разделить лист на 4 части и записывать задачи в соответствующие прямоугольники.
Далее выполняйте задачи в соответствии с получившимися приоритетами:

  • важные и срочные – занимайтесь ими в первую очередь;
  • срочные, но не важные – по возможности делегируйте их;
  • важные, но не срочные – дела второй очереди. Запланируйте их выполнение;
  • не срочные и не важные – отложите их до лучших времен.

5

Принципы тайм-менеджмента

Испробуйте все методики планирования и подберите наиболее подходящий.
Ведите записи.
Не пытайтесь успеть все. Сначала сделайте наиболее важные и приоритетные дела.
Планируйте каждый свой день. А также составляйте дополнительно план на неделю.
Всегда носите с собой ручку и блокнот.
Заведите Дневник успеха, он будет вас мотивировать и напоминать, что вы на верном пути.
Научитесь говорить «Нет»

Это поможет избежать общения с ненужными людьми, занятий ненужными делами.
Прежде чем что-либо делать, обдумайте, насколько это срочно, важно и как это действие приблизит вас к цели.
Проанализируйте свои привычки, действия, которые отбирают попусту ваше время. По хронометражу легко отследить те действия, от которых вам нужно избавиться.
Не выполняйте чужие дела

Популярные статьи  Перестаньте ЭТИМ заниматься, и вы начнете все успевать

Не будьте инструментом для достижения чужих целей. Сконцентрируйтесь на своей цели.
Выделяйте время на самосовершенствование.
Не останавливайтесь на достигнутом. Добившись одной цели, ставьте следующую.

Принципы тайм менеджмента. Советы от ведущих специалистов в этой области

1. Стивен Кови в книге «7 навыков высокоэффективных людей» рассматривает тайм – менеджмент, как элемент самосовершенствования. Вот его советы:

Делайте то, что должны сделать сначала

Не откладывайте важные дела на потом.
Ваша цель должна быть приоритетной и важной. Двигайтесь к ней.
Все действия выполняйте на основе приоритетов.
Не тратьте много сил на достижение незначительной цели

Затрачиваемые ресурсы и конечный результат должны быть соизмеримы.
Ищите все способы, чтобы сделать жизнь проще.

2. Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место, обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

  • Составить список дел, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе;
  • В отдельный список внести проекты, которые требуют комплексного подхода;
  • Отдельно составить список проектов, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены;
  • Список «когда-нибудь».

3. Джулия Моргенстерн советует сначала оценить, сколько времени вы затрачиваете на выполнение ваших задач. Какие факторы вас отвлекают. Возможно, вас отвлекают соцсети, дополнительные обязанности, нереальные сроки или психологические препятствия.

  • Для каждого действия необходимо устанавливать временные рамки.
  • Если вы не можете выполнить какое-то действие, то проанализируйте, возможно, его можно отложить на время, перепоручить другим сотрудникам или вовсе от него отказаться.
  • Сортируйте вещи и дела, очистите пространство от всего, без чего можно обойтись. Назначьте каждой вещи свое место, а каждому делу — время.

«Метод помидора», или «Система 25 минут»

Кто придумал: Франческо Чирилло. Он использовал этот метод для подготовки к экзаменам. Время он засекал по кухонному таймеру, сделанному в виде помидора, — и это дало название методу.

В чём заключается: поставьте таймер на 25 минут и в течение этого времени выполняйте работу, ни на что не отвлекаясь. После сделайте перерыв пять минут и повторите цикл заново — продолжайте работу. Через каждые четыре цикла сделайте большой перерыв в 30 минут. Смысл метода в том, что монотонная работа разбивается на небольшие части, и после каждой вы получаете заслуженный отдых. Так легче взяться за такие задачи, и можно выполнить их лучше.

Кому подходит: метод универсален. Может пригодиться кому угодно, когда нужно долго делать монотонную работу — например, убраться дома, написать статью или отчёт, подготовиться к экзамену.

Особенности: система настолько популярна, что для неё создано несколько приложений — под Windows, iOS и Android

Если система вам понравится, обратите на них внимание

Эффективность ≠ Результативность

Часто кажется, что чем больше задач мы выполняем, тем лучше работаем.

Особенно если при этом мы ведем список дел и вычеркиваем из него каждую выполненную задачу. Благодаря таким галочкам мозг получает дополнительную стимуляцию за счет выброса гормонов дофамина и серотонина: мы испытываем удовольствие от выполненной работы и получаем мотивацию на дальнейшее движение. С эмоциональной точки зрения приятнее быть эффективным, чем результативным.

Но значит ли это, что мы тратим время на действительно важные вещи?Иногда в погоне за эффективностью мы забываем о том, каких именно результатов добиваемся. Однако для сбалансированной и продуктивной работы оба этих понятия: эффективность и результативность — крайне важны.

Как правило, легче добиться высоких результатов в том, что мы делаем часто (со временем навык и скорость растут). Иными словами, наша текущая занятость — это та самая зона эмоционального комфорта, из которой не всегда хочется выходить.

Но даже если мы умеем что-то делать и делаем это хорошо — не факт, что мы делаем то, что нам нужно. Порой эффективно мы выполняем вовсе не то, что было бы полезно для нашего роста, — и в итоге не добиваемся того результата, который хотели получить.

Эффективность без результативности так же плоха, как результативность без эффективности.

Совет: усовершенствовать уже существующий процесс и улучшить текущий результат многим людям намного легче, чем рефлексировать над тем, туда ли мы движемся и какого результата хотим достичь. Чтобы научиться мыслить стратегически, в своем плотном графике работы и следования to-do-листам оставьте время для осмысления проделанной работы и ваших дальнейших жизненных целей.

Мыслить короткими спринтами вместо долгих марафонов и «сверять часы» своих внутренних желаний хотя бы раз в месяц — практика, которая позволит вам выявить слабые стороны и поработать над ними.

Как управлять временем?

Стремительно развивающееся общество и постоянная спешка современного человека превращают навык управления собственным временем в XXI веке в один из самых нужных и полезных. Сегодня он более известен под названием «тайм-менеджмент». Это особые навыки самоорганизации, техники управления и методы контроля за личным и рабочим временем. Данная способность позволяет рационально планировать время, экономить ресурсы, расставлять приоритеты и без особых проблем разбираться в срочности поставленных задач.

Благодаря эффективному применению принципов и методов тайм-менеджмента современный человек может не отвлекаться на мелочи, сохранять фокус на важных целях, везде успевать, выполнять работу и личные дела быстрее и продуктивнее.

5 распространённых ошибок тайм-менеджмента

Утренний ритуал

Достаточно давно и из разных источников я слышал про эффективность и важность утреннего ритуала – н бора рутинных ежедневных действий, полезных для саморазвития. К тому времени я уже использовал некоторые его элементы (например, зарядку)

Осталось лишь несколько расширить ассортимент. В итоге мой утренний ритуал выглядит так:

1. Умывание (холодной водой, иначе не проснуться).
2. Разминка.
3. Душ. Зимой – контрастный, летом – холодный.
4. Дневник – из любви к искусству, для подведения итогов, в качестве формы психотерапии и практики осознанности.
5. Чтение. Полчаса я трачу на чтение полезной обучающей литературы, до которой обычно не доходили руки и мотивация.

На все про все у меня уходит где-то около часа. Это не только самое продуктивное время суток, но и хороший заряд мотивации на весь день. Так что то, что пишут в популярных книгах, оказалось правдой.

Вывод

Тайм-менеджмент – умение управлять временем. Данный навык
помогает грамотно организовать деятельность, перестать тратить время зря,
повышает продуктивность, уровень дохода, эффективности. Есть три вида
тайм-менеджмента: личный, социальный и профессиональный. Проанализируйте жизнь
и выявите проблемную зону.

Поставьте цели, напишите их от руки по системе SMART: пишите конкретно,
измеримо, со сроками, актуально и достижимо. Исходя из целей, планируйте каждый
день заранее.

Первым делом выполняйте важные, объемные и сложные задания по принципу «съешь лягушку на завтрак». Умейте расставлять приоритеты, отказываться от ненужного и делегировать маловажное. Многозадачность – враг продуктивности

Переключение с одного
дела на другое лишь тратит ресурсы и тормозит мозг, поэтому выполнять задачи следует
последовательно от самой важной к менее

Многозадачность – враг продуктивности

Переключение с одного
дела на другое лишь тратит ресурсы и тормозит мозг, поэтому выполнять задачи следует
последовательно от самой важной к менее

Не забывайте про отдых. Обозначьте границы отдыха и по
наступлению определённого часа заканчивайтесь с делами и меняйте деятельность.
Вместо социальных сетей и сериалов, лучше прогуляйтесь или займитесь спортом,
творчеством.

Спите не менее 8 часов в день, хорошо кушайте и не перегружайте себя, иначе наступит выгорание, что приведет к усталости и депрессии.

Оцените статью
Денис Серебряков
Добавить комментарии

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

5 распространённых ошибок тайм-менеджмента
Признаки сильной энергетики человека и причины ее нехватки